תוכנית העבודה לחזרה לשיגרה עסקית מהירה 🚀
#חלק 2 #
כבעלי עסקים, תקופת "בין החגים" מזמנת אתגרים שונים ובפרט בשמירה על שגרת עבודה.
עוד לא יצא הפסח וכבר מגיע השבוע יום הזכרון, יום העצמאות, וגם לג בעומר ושבועות מעבר לפינה
כל אלה חגים מבורכים אך הם עלולים לשבש את לוחות הזמנים שקיימים בשגרה ולהסיט אותנו מהמטרות והיעדים שלנו🎯.
בשבוע שעבר פרסתי בפניכם את החלק הראשון : שלבים 1-3 של התוכנית לחזרה לשיגרה
לקריאת תוכנית הפעולה לחצו :
השבוע נדבר על "קיצורי דרך" שיעזרו לכם לחסוך בזמן עבודה שמתקצר מאד בתקופת החגים.
4️⃣ ניהול זמן יעיל – כל דקה =💎
למדו לנצל את הזמן שלכם בצורה יעילה ככל האפשר.
השתמשו בטכניקות ניהול זמן כמו "טכניקת פומודורו" שבו אתם עובדים עם טיימר במשך לפחות 25 דקות ואז עושים מנוחה של כ 5-10 דקות.
כמובן אפשר להאריך לאט לאט את הזמנים עד לשעה וחצי עבודה ברצף.
בשיטה זו המשימות יותר ממוקדות ולא נמרחות על כל היום,
ובסיום כל משימה מחכה לכם הפסקה
בה תוכלו להתפנק ב☕ , ארוחה טובה או לצאת לסיבוב קצר שימריץ אתכם להמשך יום העבודה .
טיפ💡: בזמן העבודה צמצמו הסחות דעת – השקיטו את הטלפון הנייד , עבדו בסביבה שקטה ונקייה, ואל תדלגו על הפסקות קצרות לאורך היום.
5️⃣ ניצול טכנולוגיות – כעזרים חכמים להצלחה
במקום שהטלפון הנייד ובו שלל האפליקציות יסיטו אתכם ממטרתכם,
אתם יכולים לרתום את הטכנולוגיה שיכולה להיות כלי נהדר לשיפור הפרודוקטיביות שלכם.
ישנן אפליקציות פשוטות בנייד כגון "מצב ריכוז" בו אתם מגדירים אילו אפליקציות לא יעבדו (פייסבוק,רשתות חברתיות ואפילו ווצאפ)
ובאילו שעות .
כך תוכלו לעבוד ללא רעשי רקע ,דבר שיגרום לכם פי 5 ויותר פרודוקטיביות !!
ותוכלו להספיק בשעה אחת מה שהייתם מספיקים בחצי יום ‼
טיפ💡: חפשו בגוגל וביוטיוב עזרים לניהול הזמן , התנסו באפשרויות שונות ובחרו את אלו שמתאימות לכם ביותר.
6️⃣ אפקטיביות היא שם המשחק
טעות נפוצה היא לבזבז זמן יקר על משימות שאינן תורמות להשגת המטרות העיקריות שלנו אלא להתמקד בפעולות שוטפות שלא יקדמו אותנו .
כאשר הזמן שלנו מוגבל כגון בתקופת הנוכחית אני ממליצה לכם לשאול את עצמכם ולענות (רצוי בכתב) על 3 שאלות שיחזירו אתכם לאפקטיביות :
1. מהן המטרות החשובות ביותר שלי בעסק בםרט ובליים בכלל❓
2. אילו משימות יעזרו לי להשיג אותן⁉
3. אילו משימות מתוך הרשימה שלי ניתן לדחות להאציל לאחרים או אפילו לבטל לעת עתה❓
רק לאחר שהבנתם מהן המשימות החשובות באמת, תוכלו להתחיל לבצע אותן ורק אותן בצורה יעילה וממוקדת 🎯
7️⃣ טכניקות קסם🪄
✅ לבלוע את הצפרדע: התחילו עם הדברים הקשים! 🐸
כולנו מכירים את תחושת הדחיינות כאשר הררי עבודה שהצטברו בחגים לפנינו .
לפעמים הדבר גורם לנו לשיתוק ולפעם פשוט אנו דוחים משימות קשות ולא נעימות לרגע האחרון, מה שגורם לנו לחץ וחרדה וירידה בתיפקוד השוטף.
טכניקת "לבלוע את הצפרדע" מציעה פתרון פשוט ויעיל.
התחילו את יום העבודה שלכם עם המשימה הקשה ביותר, זו שאתם הכי פחות רוצים לעשות.
הביצוע המהיר שלה יוריד מכם את הלחץ שמפריע ביישום שאר המשימות, ויאפשר לכם להמשיך את היום בתחושה של חופש ופרודוקטיביות.
✅ נגעת – סיימת🚗
ערימות של ניירת על השולחן?
תיבת הדוא"ל מלאה במיילים?
תחושת חוסר סדר ובלבול עלולה להוביל לירידה משמעותית בפרודוקטיביות.
טכניקת "נגעת – סיימת!" מציעה דרך פשוטה להתמודדות עם עומס משימות.
אל תענו בכל פעם למייל שנכנס אחא קבעו זמן מוגדר לטיפול במיילים ובמשימות השוטפות.
כאשר הגיע הזמן לטיפול השוטף ,ואתם רואים לפניכם מסמך חדש או מייל, החליטו מיד מה לעשות איתו:
1. מחק: אם המידע אינו רלוונטי עבורכם, פשוט מחקו אותו. ❌
2. עשה: אם מדובר במשימה קטנה שניתן לבצע במהירות, עשו אותה מיד. ✅✔
3. העבר: אם המשימה דורשת טיפול מאדם אחר, העבירו אותה אליו. ➡
4. ארכיון: אם המידע חשוב אך לא דורש טיפול מיידי, שלחו אותו לארכיון בצורה מסודרת.
שימוש בטכניקה זו יאפשר לכם לטפל במידע בצורה יעילה ממוקדת ומהירה, וימנע מכם להיסחף לעומס מיותר.🤷🏻
יישום הטיפים הפשוטים האלו יכול להוביל אתכם לשיפור משמעותי בניהול הזמן שלכם,
לחיסכון משמעותי בזמן וליעילות רבה יותר בעבודה. ⏳⏰
ברגע שתתחילו ליישם תוכלו להבחין מיידית בשינוי לטובה
ולחזור לשיגרה מהר ויעיל ככל האפשר !
שלכם ולמענכם🌹
יפעה פויכטונגר רו"ח
הגדלת הנטו שלך,
זו המומחיות שלי🥇